¿De verdad necesitas wedding planner?

Contratar una wedding planner no significa contratar a alguien que simplemente decore la boda o se encargue de que todo quede bonito. Su trabajo va mucho más allá: organizar, coordinar proveedores, anticiparse a los problemas y, sobre todo, conseguir que los novios puedan disfrutar de su boda sin tener que estar pendientes de todo lo que ocurre a su alrededor.

En este capítulo hablamos con Rebeca Tabernas, fundadora de Más Bodas por Rebeca Tabernas, sobre qué hace realmente una wedding planner, cómo elegir a la profesional adecuada y por qué una buena organización puede marcar la diferencia entre una boda que funciona y una boda llena de imprevistos.

¿Qué hace realmente una wedding planner?

Una wedding planner no es una secretaria ni alguien que simplemente lleva un pinganillo durante la boda. Su función principal es conseguir que todos los profesionales que participan en ella trabajen coordinados y sepan qué tienen que hacer en cada momento.

Catering, fotógrafo, música, decoración, transporte, florista, fotomatón… una boda puede reunir a muchísimos proveedores y cada uno está centrado en hacer bien su propio trabajo. La wedding planner es quien tiene la visión global y consigue que todas esas piezas encajen.

Y hay algo que Rebeca tiene muy claro: en todas las bodas ocurre algún imprevisto. Puede ser algo pequeño o un problema importante, pero siempre hay algo que solucionar. Por eso, más que conseguir que nunca pase nada, una buena wedding planner debe saber reaccionar cuando algo ocurre.

¿Cómo elegir una buena wedding planner?

Elegir una wedding planner puede ser complicado porque, a diferencia de otros proveedores, su trabajo no siempre se puede valorar antes de contratarla. Puedes probar un menú o ver el trabajo de un fotógrafo, pero una gran parte del valor de una wedding planner está precisamente en todo lo que ocurre detrás.

Por eso, además del presupuesto y del estilo, es fundamental fijarse en su experiencia, en cómo trabaja y en el feeling personal. Vas a pasar muchos meses hablando con esa persona y el día de la boda estará muy cerca de vosotros. Si no existe confianza, probablemente los preparativos serán mucho más complicados.

También es importante que no busques únicamente a alguien que te diga que sí a todo. Una buena profesional debe ser capaz de decirte “esto no va a funcionar” cuando sea necesario y explicarte por qué. Su trabajo también consiste en poner los pies en la tierra, proteger vuestro presupuesto y ayudaros a tomar mejores decisiones.

¿Cómo conseguir una boda que realmente represente a los novios?

Las redes sociales han cambiado completamente la forma de organizar bodas. Tenemos acceso a miles de imágenes de Pinterest e Instagram y es muy fácil querer reproducir todo aquello que vemos.

Pero hay una pregunta que puede ayudar mucho antes de contratar o comprar algo: “¿Esto me gusta a mí o le gusta a Instagram?”

Una boda no debería ser una colección de tendencias. Puede inspirarse en ellas, pero tiene que adaptarse a la pareja, a su personalidad, a sus invitados y al lugar donde se celebra. Si no os gustan las flores, no tenéis que llenar la boda de flores. Si no sois una pareja fiestera, no necesitáis montar una hora loca porque esté de moda.

Para Rebeca, una boda funciona cuando los invitados reconocen a los novios en ella. Cuando miran alrededor y piensan: “Esto es totalmente ellos”. Incluso una boda muy temática puede funcionar perfectamente si tiene sentido para la pareja y está bien planteada.

¿Por qué es tan importante tener un plan B?

Una de las grandes lecciones de la entrevista es que el plan A siempre debería ir acompañado de un plan B.

Una ceremonia al aire libre puede ser preciosa, pero hay que pensar qué ocurrirá si llueve, hace demasiado calor, hay viento o las condiciones del espacio no permiten hacerlo. Y no basta con tener una alternativa improvisada: lo ideal es pensar también cómo hacer que ese plan B sea bonito y esté integrado en la boda.

La experiencia de una wedding planner es especialmente importante en este punto porque permite detectar problemas que los novios quizá ni siquiera imaginan. Accesos complicados, espacios pequeños, condiciones meteorológicas, proveedores que necesitan entrar y salir… organizar una boda implica mucho más que elegir una decoración bonita.

¿Hay que contratar una wedding planner para disfrutar de la boda?

No todas las parejas necesitan contratar una wedding planner para organizar absolutamente todo. Hay novios que disfrutan buscando proveedores, diseñando detalles y tomando cada decisión de su boda. Y también existen servicios de coordinación del día, para quienes quieren organizar la boda por su cuenta pero no quieren encargarse de todo cuando llegue el momento.

Lo que sí parece fundamental es que alguien asuma esa coordinación el día de la boda. Los novios deberían estar disfrutando, no pendientes de dónde tiene que colocarse el fotomatón, si ha llegado el autobús o si el DJ sabe cuándo tiene que poner una determinada canción.

Porque contratar profesionales no significa que los novios tengan que desentenderse de su boda. Hay decisiones que siempre serán suyas, como organizar las mesas, hablar con determinados invitados o decidir qué quieren y qué no quieren. La cuestión es que el día de la boda puedan dejar de organizar y empezar a disfrutar.

Tres consejos para organizar vuestra boda

El primero es tener claro el presupuesto y las prioridades desde el principio. Una boda puede convertirse fácilmente en un “por un poco más” constante, y cuando ese pequeño incremento se repite muchas veces, el presupuesto termina disparándose. Lo mejor es decidir qué cosas son realmente importantes para vosotros y dónde queréis invertir.

El segundo es disfrutar de los preparativos. La boda dura unas horas, pero la preparación puede durar un año o más. Los novios tienen que entender que están formando un equipo y repartir las decisiones según los intereses y las fortalezas de cada uno.

Y el tercero es recordar que la elegancia no depende del dinero. Una boda no necesita tenerlo todo para ser especial. Muchas veces es mucho mejor hacer pocas cosas bien que intentar incluir todos los estímulos, tendencias y servicios que vemos en redes sociales.

Al final, el objetivo no debería ser conseguir la boda más espectacular de Instagram, sino conseguir una boda que tenga sentido para vosotros y que os permita disfrutarla de verdad.

Y quizá esa sea la mejor razón para contar con una buena organización: que cuando llegue el gran día, vosotros podáis olvidaros de los problemas, dejar la cabeza a un lado y vivir vuestra boda con todo el corazón.

De Bodas y a lo Loco es el podcast de Ángela y Julia donde hablamos sin filtros de todo lo que rodea la organización de bodas. Con años de experiencia en el sector y dos puntos de vista muy distintos, intentamos que llegues al gran día sin sorpresas. O, al menos, con las que hayas elegido tú.